Description du poste : Réceptionniste

Description sommaire :

Accueillir et servir les clients et répondre aux appels téléphoniques de l’extérieur. Acheminer les appels. Pendre les messages et répondre aux questions de base des clients de façon professionnelle. Effectuer certaines tâches administratives.

Tâches - Accueil

• Accueillir les clients qui entrent dans la salle de montre.
• Accueillir les clients du service après-vente après sa fermeture.
• Servir tous les clients avec courtoisie et professionnalisme et les diriger vers la personne ou le service appropriés.
• Avoir des connaissances de base de la concession afin de pouvoir répondre aux questions d’ordre général.
• Demander des renseignements de base aux clients et les inscrire dans le système informatisé ou toute autre méthode de comptabilisation des clients utilisée par la concession.
• Demeurer professionnelle et garder son bureau propre en tout temps.

Téléphone et tâches administratives

• Répondre rapidement et professionnellement aux appels et les transférer sans délai aux personnes concernées.
• Gérer un système téléphonique à plusieurs lignes.
• Garder le temps d’attente en ligne au minimum et revenir à l’appel souvent pour indiquer à l’interlocuteur qu’on s’en occupe et voir s’il veut toujours attendre.
• Filtrer les appels des directeurs selon les directives.
• Prendre les messages en s’assurant d’indiquer le plus de détails possible (heure de l’appel, nom, numéro de téléphone, raison de l’appel, etc.), répéter les numéros pour s’assurer qu’ils sont exacts et acheminer les messages aux personnes concernées dès que possible.
• Voir au bon fonctionnement des lignes téléphoniques et appeler le centre de service pour régler tout problème.
• Gérer la liste de téléphone à l’interne, la garder à jour et la transmettre aux employés.
• Classer, faire des photocopies et du traitement de texte selon les besoins.
• Entrer des données dans la base de données des clients et préparer des rapports hebdomadaires sur des clients potentiels selon les besoins des directeurs.
• Entrer des données et faire la mise à jour de certains documents informatisés.
• Connaître les coordonnées de la concession (adresse, courriel, site Web, etc.) et les coordonnées des employés.
• Fournir des reçus aux clients pour les acomptes ou lors de la livraison de véhicules.
• Obtenir des signatures lors de l’utilisation de clés d’automobiles ou de plaques d’immatriculation.
• Ouvrir le courrier et l’acheminer.
• Effectuer d’autres tâches administratives selon les besoins de la concession.

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